Klachtenregeling Chatterboxes te Grijpskerk

 

1.    Begripsbepaling
1.1. Cursist de (rechts-)persoon die zich verantwoordelijk heeft gesteld voor de betaling van een Cursus van Chatterboxes
1.2. Cursus: de in opdracht van cursist uitgevoerde cursus zoals beschreven in de informatie voor die cursus en volgens de algemene voorwaarden voor cursussen van Chatterboxes
1.3. Directie: de directie van Chatterboxes
1.4. Melding: een uiting van ongenoegen aan Chatterboxes over de wijze waarop Chatterboxes zich in een bepaalde situatie –gerelateerd aan een cursus- heeft gedragen dan wel diensten heeft geleverd.
1.5. Klacht: een formele, schriftelijke uiting van ongenoegen over de manier waarop Chatterboxes zich in een bepaalde situatie –gerelateerd aan een cursus- heeft gedragen dan wel diensten heeft geleverd. Een klacht kan niet eerder worden ingediend dan wanneer een melding (zie 1.5) niet tot genoegen van partijen is afgehandeld.

 

2.    Toepasselijkheid
Deze klachtenprocedure is van toepassing op alle cursussen van Chatterboxes.

 

3.    Melding, indienen van een klacht en vertrouwelijkheid
3.1. Een cursist doet binnen één week nadat cursist de gebreken heeft geconstateerd of heeft kunnen constateren, schriftelijk een ‘melding’ van ongenoegen bij de directie van Chatterboxes.
3.2. De directie van Chatterboxes heeft de verplichting zich in te spannen deze melding binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst, in onderling overleg op te lossen.
3.3. De directie stelt vast waarop de melding betrekking heeft en registreert deze melding.
3.4. Indien mogelijk zal de directie de melding direct afhandelen. Indien dit niet direct mogelijk is, zal zij contact opnemen met de cursist en nadere afspraken maken over de afhandeling.
3.5. Terugkoppeling kan zowel mondeling (telefonisch) als schriftelijk (e-mail) geschieden.
3.6. Indien de melding niet naar tevredenheid van de cursist is afgehandeld, meldt de cursist dit tijdig, ditmaal als schriftelijke klacht bij de directie. Onder tijdig wordt verstaan binnen maximaal 2 weken na afhandeling van de ‘melding’. Het niet tijdig indienen van de klacht kan tot gevolg hebben dat de cursist rechten ter zake verliest.
3.7. Chatterboxes zal de klacht in behandeling nemen en intern bespreken, waarna de bevindingen zullen worden teruggekoppeld aan de cursist.
3.8. Een formele klacht wordt altijd schriftelijk ingediend en ondertekend en bevat ten minste:

 

– De naam, het adres van de indiener;
– De dagtekening;
– Een nauwkeurige omschrijving van de klacht;
– De periode waarin de klacht is ontstaan.

 

Meldingen en klachten kunnen worden verzonden naar:

 

Chatterboxes
T.a.v. de directie
Burmanniastraat 3A
9843 EJ  Grijpskerk
Chatterboxes neemt alleen schriftelijke meldingen en klachten in behandeling. Chatterboxes adviseert de klager om de melding/klacht aangetekend te versturen.

 

3.9. Elke melding/klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld en slechts met direct betrokkenen besproken.
3.10. Chatterboxes heeft de verplichting zich in te spannen klachten binnen redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 4 weken op te lossen.

 

4.    Geen verplichting tot behandeling
4.1. Chatterboxes is niet verplicht de melding of de klacht in behandeling te nemen indien:
4.1.1. de melding/klacht betrekking heeft op iets anders dan de uitvoering van de Chatterboxes cursussen;
4.1.2. hierover door cursist reeds eerder een klacht is ingediend en deze als formele klacht is behandeld, conform overige artikelen in deze klachtenprocedure;
4.1.3. dit langer dan 1 maand voor het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden;
4.1.4. door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is of onderworpen is geweest.
4.2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de indiener zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 3 weken na ontvangst van de klacht mondeling (telefonisch) dan wel schriftelijk in kennis gesteld.

 

5.    Klachten
5.1. Chatterboxes draagt zorg voor een schriftelijke bevestiging van ontvangst van de klacht aan de indiener.
5.2. Deze bevestiging bevat ten minste een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van de klacht.

 

6.    Afhandeling klachten
6.1. De directie van Chatterboxes bepaalt per klacht de noodzaak van het aanstellen van een team (klachtencommissie) van ten minste 2 leden, waarvan één van deze leden een onafhankelijke derde is.
Deze onafhankelijke derde is Aecius BV, t.a.v. Dhr Arnoud Punt, Reitdiephaven 417, 9746 RH Groningen, 050-2111660, www.aecius.nl
6.2. De behandeling van de klacht geschiedt door de directie, dan wel de klachtencommissie, die het verhaal van beide partijen betrekt in de afweging.
6.3. De directie, dan wel klachtencommissie, beslist binnen 4 weken inzake de klacht.
6.4. De uitspraak van de klachtencommissie is voor alle partijen bindend.
6.5. De klachtencommissie kan wegens bijzondere omstandigheden de afhandeling van de klacht voor ten hoogste 4 weken opschorten.
6.6. De klachtencommissie doet van de verdaging mondeling (telefonisch) dan wel schriftelijk melding aan de klager, onder vermelding van de reden van verdaging en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting plaats zal kunnen vinden.
6.7. De directie, dan wel de klachtencommissie, stelt de klager in de gelegenheid te worden gehoord.
6.8. De toepassing van lid 6.7 kan achterwege gelaten worden, indien de indiener heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om gehoord te worden of als een klacht kennelijk ongegrond is.
6.9. De klachtencommissie maakt een verslag van het horen, welke deel uit maakt van de terugkoppeling naar direct betrokkenen.
6.9.1. Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van minimaal 1 jaar bewaard.

 

7.    Citeertitel
7.1. Deze regeling kan worden aangemerkt als “Klachtenregeling Cursussen Chatterboxes
7.2. Deze regeling zal jaarlijks worden geëvalueerd door de directie van Chatterboxes en indien noodzakelijk worden aangepast aan nieuwe ontwikkelingen in wetgeving en jurisprudentie of nieuwe inzichten.

 

8.    Inwerkingtreding en blijvende geschillen
8.1. Deze Klachtenregeling Cursussen Chatterboxes is door Chatterboxes vastgesteld op 10 januari 2019.
8.2. Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking per 10 januari 2019.
8.3. Deze overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
8.4. Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.

 

Toelichting
Alvorens het formele traject van afhandeling van klachten te bewandelen, is er voor gekozen om te proberen de klacht eerst te verhelpen samen met de direct betrokkenen. Mocht dit echter niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan kan de klacht volgens de beschreven procedure kenbaar gemaakt worden.
Een formele klacht dient betrekking te hebben op de wijze waarop Chatterboxes de cursus heeft uitgevoerd. Algemene klachten over de wijze van het uitvoeren van het bedrijfsbeleid vallen aldus buiten deze klachtenregeling.
Indien Chatterboxes de klacht naar tevredenheid van de cursist heeft afgehandeld, dan wel wanneer de cursist aangeeft van de wens tot verdere afhandeling af te zien, vervalt de verplichting tot verdere afhandeling.
Indien men niet tevreden is over de afhandeling van de klacht of de uitspraak van de directie of de klachtencommissie, kan men zich wenden tot de bevoegde rechter.

 

 

 

 

 

 

TERMS and CONDITIONS

1. The course fees are valid only for the person, school[s] and dates specified on the Offerte Form.
2. The course fees vary according to size of group and special requests. A full breakdown of our costs are available upon request and are clearly set out in the Offerte form once we have all of the necessary information.
3. The Offerte Form clearly states how long the offer is valid for, and when payment needs to be received in order to secure the date of the course.
4. When the Offerte has been paid in full for a specified amount of staff no refund will be given for people who leave early, missed lessons or case of sickness.
5. We require at least 2 weeks notice for cancellations. If you cancel your course up to one week (7 working days) before the course date and are unable to set a new date, we shall refund 50% of the course fee (we will not charge travel costs). If you cancel your course after this time and unable to set a new date then no refund will be given.
6. All 3 hours classes include a 15 minute break.
7. When necessary, and Chatterboxes need to cancel at short notice in the event of unforeseen circumstances (for example weather conditions or sickness), then a new date can be planned or a full refund will be given.
8. Some resources are included, however, books are not included in the course fees. Schools are required to buy their own books.
9. Chatterboxes will not be held accountable for any personal accidents or damage to equipment during the course.
10. We assure you that matters discussed between the School and Chatterboxes remain confidential.

QUESTIONS AND FEEDBACK

During the course you will receive an evaluation form. further questions can be sent to Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . We commit ourselves to reply within 5 days. 

COMPLAINTS PROCEDURE

Chatterboxes is committed to ensuring that all our customers receive the best possible service. However, we recognise, that sometimes, some of our customers experience problems. We also recognise that complaints are a valuable form of feedback, and after workshops we ask that evaluation forms are completed. We use this feedback to identify the root causes of complaints and to ensure that improvements are made to our processes for the benefit of both our customers and ourselves.
We promise the following to all customers who raise issues with us:
We will listen to you, and make every effort to understand the reasons for your complaint. We care about why you are dissatisfied.We will endeavor to resolve your problem at your first point of contact.
We will take ownership of your complaint to ensure resolution.
We will offer fair solutions quickly.

INFORMAL PROCEDURES

You can contact Chatterboxes directly by phone, and we will do our best to resolve your complaint there and then. If your complaint cannot be dealt with by your named contact immediately, or if the matter you are concerned about is very serious, you should use our Formal Complaints procedure.

FORMAL PROCEDURES

Formal complaints and feedback should be made in writing, by e-mail or by post for the attention of the Chatterboxes. We will look into your complaint, and keep in touch regularly while we work to resolve the problem. We will acknowledge receipt of your complaint and you will receive an answer from us within 2 weeks. As soon as we have completed our investigations into your complaint, we will let you know. At this point, we hope that we have resolved the issue to both yours and our satisfaction.
If you are not happy with the outcome, you must let us know.
We will look into your complaint in more detail, otherwise you may contact a neutral third party where we can both agree on a solution. All complaints will be held on file for one year.